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Hôtel indépendant : comment bien gérer vos réservations ? 

Publié le 21 octobre 2020 par Julien de Location-Francophone

Vous êtes propriétaire d’un hôtel indépendant et vous souhaitez gérer au mieux vos réservations ? Il existe de nombreuses pistes à mettre en œuvre et à exploiter. Entre techniques classiques et numériques, voici quelques pistes à prendre en compte pour garantir votre succès.

Comment bien gérer vos réservations dans un hôtel indépendant

Comment bien gérer vos réservations dans un hôtel indépendant

La première chose à ne pas négliger et bien sûr d’être présent sur internet grâce à un site internet dédié. Celui-ci vous permettra d’avoir une vitrine et de transformer vos visiteurs en clients. Bien sûr, il est crucial de pouvoir réserver directement sur votre site internet mais ne négliger tout de même pas les autres types de réservations.

Le moteur de réservation un incontournable pour gérer vos réservations

Élément indispensable, le moteur de réservation permet à un internaute de réserver directement et instantanément son séjour. En passant par une connexion sécurisée, l’internaute pourra valider sa réservation avec une carte bancaire. Une fois le processus validé, l’hôtelier est averti directement. Ces logiciels sont paramétrables et permettent de gérer son stock. Ainsi, l’hôtelier pourra bloquer des dates, proposer différents forfaits, vendre des services supplémentaires. C’est un outil complet qui permet de vendre plus et de gérer vos réservations simplement.

Réserver par internet

Réserver par internet

Choix de votre PMS

Avant de choisir votre moteur de réservation, veillez à bien vérifier si celui-ci est couplé avec le PMS. En effet, certains moteurs de réservation et certains PMS ne communiquent pas entre eux.

Le mieux est de choisir un PMS qui permet une synchronisation totale. Celui-ci doit être capable de mettre à jour le stock mais également de récupérer de manière automatique les nouvelles réservations. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps et le risque d’erreur sera presque inexistant. Il est important de bien se renseigner afin de découvrir ce que permet un logiciel de gestion d’hôtel performant et ainsi ne pas regretter son investissement par la suite. Il est important également de comparer, en plus des fonctionnalités, les différents frais relatifs à chaque logiciel de gestion afin de faire le bon choix.

La plupart des moteurs de réservation se synchronisent avec des distributeurs. Ainsi, vos disponibilités et prix seront diffusés instantanément et automatiquement sur des plateformes comme Booking, Expedia. Pensez à vérifier également les frais supplémentaires engendrés par le couplage de votre moteur de réservation avec les distributeurs.

Les établissements dépourvus de logiciel de gestion hôtelière devront, quant à eux, travailler davantage. En effet, elles devront gérer leur stock de chambres sur un planning sur ordinateur et y ajouter les réservations passées par téléphone, fax ou encore email. Ce travail chronophage peut en plus générer des erreurs. En dessous d’un certain nombre de chambres, un logiciel de gestion hôtelière n’est pas indispensable. Cependant celui-ci permet de gagner du temps et de recueillir des données utiles pour peaufiner sa stratégie.

Lorsque qu’une réservation est effectuée depuis un moteur de réservation, l’hôtelier est directement prévenu soit par email soit par fax. Sur ce récapitulatif, seules les informations de bases seront listées. Cependant aucune donnée sensible ne sera communiquée sur celui-ci et il faudra se connecter à une interface sécurisée pour consulter la totalité des données.

D’autres alternatives

Certains distributeurs peuvent vous proposer d’utiliser leur technologie en guise de moteur de réservation. Cela vous permettra d’avoir un moteur de réservation très facilement mais cela pourra engendrer des frais et peut parfois provoquer des incompatibilités et ainsi compliquer votre travail.

Si votre hôtel fait partie d’un groupement ou d’une chaine, il peut être également intéressant d’utiliser leur technologie. Ainsi, vous bénéficierez d’un moteur de réservation rapidement et vous pourrez bénéficier de tarifs négociés au niveau du groupe. De plus vous n’aurez qu’un seul planning, ce qui ne manquera pas de vous faire gagner du temps pour gérer vos réservations.

Les moyens classiques pour gérer vos réservations

Que ce soit par téléphone, fax, email ou au moyen d’un formulaire, ici, c’est vous qui gérez votre stock.

Accueil d'un hôtel indépendant

Accueil d’un hôtel indépendant

Le téléphone : simple et indémodable

Utilisé depuis toujours le téléphone est le moyen le plus simple pour prendre une réservation. Ainsi, pour faire une réservation, le client devra vous contacter pour connaitre les tarifs et disponibilités. Même si ce type de réservation a des avantages comme le contact humain, la réponse personnalisée selon la demande du client mais également la possibilité de garantir la réservation de multiples façons, il a aussi des inconvénients ! Ce type de réservation demande du temps et peut rebuter certains clients avec par exemple la barrière de la langue. De plus, les internautes ont pris des habitudes différentes avec internet et les applications de voyage. Cependant, il est important de ne pas négliger cette manière de réserver.

Fax ou email : pour une trace écrite des échanges

La mise à disposition d’un email ou d’un numéro de fax sera également génératrice de réservations. Cependant, ce canal de réservation reste marginal car le consommateur, de nos jours, à l’habitude qu’on le guide pour définir au mieux ses besoins et pour enfin conclure la vente. L’avantage de ce type de réservation est de garder un écrit de la réservation et de l’éventuel échange ce qui permet de gérer vos réservations plus facilement. Cependant, les demandes peuvent parfois être incomplètes ce qui demandera quelques échanges et donc une perte de temps pour valider la réservation.

Formulaire de réservation pour un maximum d’informations

Le formulaire de réservation est un outil à ne pas négliger ! L’internaute qui se rend sur votre site rempli un formulaire où il renseigne des cases souvent obligatoires afin que la demande soit complète. Si vous n’avez pas de moteur de réservation sur votre site, c’est une bonne alternative. Une fois la demande reçue, vous pourrez contacter l’internaute et lui faire une proposition personnalisée. Les principaux avantages sont le coût de fonctionnement très faible et le fait que vous pouvez donner un tarif personnalisé à votre futur client en prenant en compte ses différents besoins. Vous pourrez également dans votre réponse proposer des services supplémentaires et ainsi guider au mieux votre futur client afin qu’il puisse partir tranquillement en vacances. Malheureusement, ce type de réservation nécessite parfois plusieurs échanges avant de confirmer définitivement la réservation.

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